Comment créer une fiche de poste ?

Dans les entreprises, il existe un très grand nombre d’outils de recrutement parmi lesquels figure la fiche de poste. Il s’agit d’un outil de communication qui est utilisé par les ressources humaines pour la réussite d’un recrutement. Le document retrace tous les éléments fondamentaux du poste à savoir les principales missions qui attendent le candidat.

Qu’est-ce qu’une fiche de poste ? À quoi sert-il ?

Par définition, la fiche de poste correspond à un document qui rassemble tous les détails en lien avec une situation professionnelle allant de l’intitulé du poste, aux missions du candidat en passant par les tâches et activités précises qui lui incombent. Il s’agit avant d’un outil de communication interne qui permet de clarifier les missions des salariés au sein de l’organisation. Grâce à lui, le dirigeant et les collaborateurs connaissent précisément les responsabilités de chacun. La fiche de poste est aussi comme un outil de management. Elle aide le dirigeant à avoir une vue d’ensemble sur les divers postes de travail et ainsi de trouver les meilleures stratégies de management. Pour recruter, ce document est également indispensable. Il aide à définir le profil du candidat idéal, à mieux préparer la rédaction des annonces d’emploi et sert aussi comme support pour organiser et optimiser les étapes de recrutement. La fiche de poste s’avère très utile dans la gestion des compétences : gestion des évolutions professionnelles et des carrières, création d’un référentiel de compétences, création des plans de formation, etc.

Qui rédige la fiche de poste ? Que contient-il ?

La fiche de poste s’adresse principalement à trois profils à savoir les salariés, les dirigeants et les ressources humaines. Les collaborateurs peuvent s’y référer pour mieux comprendre les particularités de leur poste et savoir exactement ce qu’on attend d’eux. Ce document donne une vision globale sur les responsabilités du salarié et son degré d’autonomie. Le dirigeant de son côté pourra s’en servir pour avoir un aperçu général des compétences et connaître les besoins en personnel. Quant aux RH, comme il a déjà été indiqué, la fiche de poste est utile pour les procédures de recrutement. Sa rédaction incombe généralement à ces équipes RH bien qu’il soit possible de réaliser un travail collaboratif qui implique l’intervention d’autres métiers.

Il est très important de distinguer cette fiche de poste de la fiche fonction métier et du profil de poste. La fiche fonction métier est un descriptif des plus missions clés attribuées à un métier bien spécifique et indique entre autres la rémunération du poste, les diplômes exigés ainsi que les compétences requises. Le profil de poste quant à lui équivaut à un portrait-robot du candidat recherché. Ce dernier n’a pas à avoir obligatoirement toutes les compétences demandées à 100%.

Dans son contenu, la fiche de poste doit présenter l’intitulé du poste et le secteur d’activité, le département ou service auquel le candidat sera rattaché, le temps de travail et les conditions statutaires. Le document doit contenir un organigramme qui montre la place du salarié, les liens hiérarchiques, les travaux à exécuter et les responsabilités ainsi que l’environnement de travail et les conditions d’exercice. Il dresse aussi le profil du candidat, les compétences recherchées, les éventuels risques professionnels, les avantages et la rémunération.

Quelle est la méthode pour créer une fiche de poste ?

La rédaction commence par l’intitulé du poste notamment l’identification de l’emploi et le positionnement du poste au sein de l’entreprise. Le rédacteur détaille les renseignements relatifs à l’agent ainsi que ceux liés au service.

Dans un deuxième temps, il détaille toutes les missions. Il est important de se montrer précis sur les missions principales et secondaires ainsi que sur les différentes activités en lien avec chaque mission. Par exemple, si la mission consiste à assurer la gestion administrative et pédagogique des étudiants, les activités impliqueraient de vérifier, trier et classer les documents d’inscription, de distribuer les relevés de notes et les diplômes, de mettre à jour et classer les dossiers des élèves, etc.

Il est aussi important de préciser les contraintes et difficultés du travail avec ses éventuels risques et d’indiquer toutes les compétences exigées pour une exécution optimale des activités. Cela permet d’identifier les besoins en formation et de déterminer les objectifs de progrès de l’agent. Il existe trois sortes de compétences prises en compte à savoir le savoir-faire, le savoir-faire technique et le savoir-faire comportemental appelé soft skills en anglais.